掌握公文的体式

    从公文的形式上来看，公文都具有特定的格式，这种特定的格式，人们称它为“公文体式”。公文为什么要有体式呢?目的是为了保证公文的合法性、准确性和完整性，各机关保持一致，同时也是为了公文的处理，为立卷、归档提供方便。

    公文的体式通常由十项组成。按照在文章中出现的先后顺序，它们的名称是：标题，编号，秘密等级，紧急程度，主送机关，正文，附件，发文机关，发文时间，抄报、抄送机关名称。我们在写公文的时候，都要按规定去做，并且要细致，慎重，不能出现漏洞和错误现象。为此，我们对公文体式的项目依次作如下简单介绍：

    第一项：标题

    公文的标题写在稿纸的第二行正中，两头空格相等。如果标题字数多到20个左右要分两行或三行写。注意写时不要把一个完整的词或词组拆开排成二行。

    公文标题的写法一般有四种：

    第一种，把公文发文机关名称、公文事由和公文种类准确、简要地概括进标题中去。例如：

    国务院关于进一步宣传贯彻婚姻法的通知

    这个标题中的“国务院”是发文机关的名称；“关于进一步宣传贯彻婚姻法”是主要内容或事由；“通知”是公文的种类。

    公文的主要内容，多用一个表示范围的介词“关于”和表达主要内容的词组介词结构，作为公文种类的定语。这样表达能使事由更加明确、更突出。

    第二种，省掉发文机关名称，只写发文事由和公文种类。例如：

    关于进一步开展宜传张海迪活动的通知

    这个通知是共青团中央书记处、中共山东省委发的，作者把发文机关名称在标题中省略了。

    第三种，省掉主要内容或事由，只要发文机关和公文种类，例如：

    公告

    第四种情况，常常是事由比较简单，没有必要写进标题中，发文机关写到文件署名处就可以了。

    第二项：公文编号

    公文编号的位置的写法有两种：凡有文件版头的，把编号写在标题的上方，文头的下面中间。凡无文件版头的，编号写在标题下面右侧，也可以写在下面中间，中间不空行。